งานบริหารและให้คำปรึกษา
การตัดสินใจที่ไม่ชัดเจน การอนุมัติที่ล่าช้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่เห็นภาพเดียวกัน สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงจะทำให้โครงการช้าลง แต่จะสะสมกลายเป็นปัญหาให้ต้นทุนบานปลาย เกิดข้อพิพาท และมีงานแก้ไข เราควบคุมขั้นตอนการตัดสินใจ จัดให้มีการติดตาม และให้มีการปฏิบัติตามการตัดสินใจนั้นๆ
ทำไมงานบริหารจึงสำคัญ
ความล้มเหลวของโครงการส่วนใหญ่ไม่ใช่เรื่องของเทคนิค แต่เป็นการตัดสินใจที่ชักช้า การไม่มอบหมายความรับผิดชอบให้ชัดเจน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำงานบนสมมติฐานที่แตกต่างกันจนทั่งเกิดความเสียหายขึ้น
- การตัดสินใจถูกเลื่อนจนกระทั่งหน้างานไปต่อไม่ได้ ทำให้ต้องตัดสินใจในยามที่ค่าใช้จ่ายสูงขึ้นและมีทางเลือกน้อยลง
- เจ้าของโครงการ ที่ปรึกษา และผู้รับเหมา ต่างทำงานจากสมมติฐานที่แตกต่างในเรื่องขอบเขตงาน ค่าใช้จ่าย และระยะเวลา จนเกิดข้อขัดแย้งได้
- งบประมาณและขอบเขตงานเบี่ยงเบนจากเดิม เพราะไม่มีการตามเทียบการทำงานจริงกับ Baseline ที่ได้รับอนุมัติไปก่อนหน้า
- ปัญหาที่ทุกคนเห็นแต่ไม่มีใครรับผิดชอบ จนกระทั่งปัญหานั้นกีดขวางความคืบหน้าของงาน
สิ่งที่เราควบคุม
กรอบโครงสร้างการตัดสินใจและความรับผิดชอบ
- เก็บรักษาบันทึกการตัดสินใจ พร้อมผู้รับผิดชอบ เดดไลน์ และงานที่เกี่ยวเนื่อง
- มีกระบวณการส่งเรื่องต่อที่ชัดเจน เพื่อไม่ให้ปัญหาที่ยังไม่รับการแก้ไขส่งผลให้ความคืบหน้าหยุดชะงัก
- มีการบันทึกและนำเสนอข้อได้เสีย พร้อมผลกระทบทางด้านค่าใช้จ่ายและแผนงาน
- มีการมอบหมายความรับผิดชอบมอบหมายสำหรับแต่ละปัญหา ไม่ปล่อยให้คาดเดากันเอง
การประสานงานผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- สร้างความสอดคล้องของข้อมูลระหว่างเจ้าของโครงการ ที่ปรึกษา และผู้รับเหมา ผ่านโครงสร้างที่กำหนดไว้ในการประชุม
- มีการกำกับการส่งต่อข้อมูล เพื่อให้แต่ละฝ่ายได้รับข้อมูลที่จำเป็นในเวลาที่ต้องใช้
- สามารถส่งงานได้สามภาษา (เขมร ไทย อังกฤษ) เพื่อไม่ให้มีข้อมูลตกหล่นจากการแปล
การควบคุมค่าใช้จ่ายและขอบเขตงาน
- มีการติดตามงบประมาณเทียบกับขอบเขตงานที่ตกลงกันไว้ ไม่ใช่เทียบเฉพาะกับการประมาณการเริ่มแรกเท่านั้น
- มีการประเมินงานเปลี่ยนแปลงในด้านผลกระทบต่อต้นทุน แผนงาน และงานต่อเนื่องก่อนทำการอนุมัติ
- การบริหารการจัดซื้อจัดจ้างด้วยการประเมินผลการประมูลและการให้คำแนะนำที่โปร่งใส
- ส่งรายงานการเงินตามรอบที่กำหนดพร้อมสถานะที่ชัดเจน
การควบคุมดูแลการก่อสร้าง
- การประจำหน้างานเพื่อรับประกันคุณภาพ ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามแผนงาน
- การประสานงานผู้รับเหมาจัดการผ่านการรายงานและการติดตามปัญหาที่มีการกำหนดโครงสร้างที่ชัดเจน
- มีการวัดความคืบหน้าของงานเทียบกับแผน พร้อมเตือนล่วงหน้าเรื่องความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น
- ติดตามการเตรียมการส่งมอบตั้งแต่ในขั้นก่อสร้าง ไม่ใช่เริ่มหลังงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว
มีการกำกับดูแลการตัดสินใจอย่างไร
การที่โครงการล้มเหลวไม่ได้เกิดจากการตัดสินใจผิดเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการที่ไม่มีการติดตามการตัดสินใจ ไม่มีการบันทึกข้อได้เสีย และไม่มีใครเป็นรับผิดชอบปัญหาในแต่ละเรื่อง เราดำเนินการระบบกำกับดูแลที่ทำให้สามารถเห็นทุกข้อผูกพันได้ชัดเจนและมีการบังคับใช้ทุกเดดไลน์
- บันทึกการตัดสินใจ ติดตามทุกรายการคงค้าง พร้อมระบุผู้รับผิดชอบ เดดไลน์ งานเกี่ยวเนื่อง และสถานะการแก้ไข
- การส่งต่อข้อมูล มีการจัดโครงสร้างเพื่อให้สามารถทำการตัดสินใจจากข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ใช่สมมติฐาน
- การประเมินข้อได้เสีย นำเสนอพร้อมผลกระทบด้านค่าใช้จ่าย แผนงาน และคุณภาพก่อนที่เจ้าของโครงการจะตัดสินใจ
- กระบวณการส่งเรื่องต่อ รับประกันว่าผู้บริหารจะสามารถมองเห็นปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ก่อนที่ปัญหาดังกล่าวจะกีดขวางความคืบหน้าของงาน
- รอบรายงาน กำหนดรอบรายสัปดาห์ พร้อมระบุสถานะ ความเสี่ยง และสิ่งที่ต้องทำอย่างชัดเจน
โครงสร้างคาโนปี
ความสงบอย่างมีระบบ
โครงการที่มีแรงกดดันสูง มักจะทำให้การตัดสินใจเป็นไปในแนวเชิงรับ มีการยอมลดทอนขอบเขตงาน และไม่มีใครยอมรับผิดชอบ ความสงบอย่างมีระบบไม่ใช่เรื่องของอารมณ์ แต่เป็นวินัยในการปฏิบัติงานที่ช่วยรักษาโครงสร้างในการตัดสินใจยามที่มีความเร่งด่วนสูงสุด
“ความสงบจะช่วยป้องกันไม่ให้เรื่องเร่งด่วนกลายเป็นความตื่นตระหนก”
ดูรายละเอียดแนวทางของเราทีมประสานงานกันอย่างไร
เจ้าของโครงการ ที่ปรึกษา และผู้รับเหมา ต่างมีลำดับความสำคัญและข้อมูลที่แตกต่างกัน เราจัดให้มีการประสานงานบนกรอบโครงสร้างที่ตายตัว เพื่อให้ทุกฝ่ายมีข้อมูลที่สอดคล้องกัน ไม่ใช่การคาดเดา
- การประชุมประสานงานรายสัปดาห์ พร้อมการกำหนดโครงสร้างวาระ และติดตามการดำเนินการ
- เก็บรักษาบันทึกปัญหา พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและเดดไลน์ในการแก้ไข
- จัดส่งรายงานความคืบหน้าตามรอบที่กำหนด พร้อมระบุสถานะค่าใช้จ่าย แผนงาน และความเสี่ยง
- มีการส่งเรื่องต่อทันที เมื่อมีรายการที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขภายในเดดไลน์ที่กำหนด
บริการสำหรับงานบริหารโครงการ
บริการแต่ละอย่างจะดำเนินภายในโครงสร้างการกำกับดูแลเดียวกัน ระบบควบคุมเหมือนกัน แต่โฟกัสคนละจุด
งานบริหารโครงการ
ติดตามการตัดสินใจ จัดข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ตรงกัน และควบคุมแผนงาน ตั้งแต่ช่วงคอนเซ็ปต์ไปจนถึงการส่งมอบงาน
งานบริหารการก่อสร้าง
การประจำหน้างานโดยเป็นตัวแทนเจ้าของโครงการ เพื่อรับประกันคุณภาพ ความปลอดภัย และความรับผิดชอบของผู้รับเหมาให้เป็นไปตามแผน
การสำรวจปริมาณ
การติดตามค่าใช้จ่ายเทียบกับขอบเขตงานที่ตกลงกันไว้ ประเมินงานเปลี่ยนแปลง จัดการงานจัดซื้อจัดจ้างด้วยการประเมินที่โปร่งใส
เริ่มต้นด้วยการรีวิวโครงการ
แชร์สถานะโครงการหรือบรีฟของคุณ เราจะระบุจุดที่ควรเสริมโครงสร้างการตัดสินใจ การประสานงาน หรือการควบคุมต้นทุน
เราตอบกลับภายในหนึ่งวันทำการพร้อมการประเมินเบื้องต้น
ส่งบรีฟโครงการของคุณ